Verfahrens­dokumentation

Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist ein entscheidendes Instrument, um die ordnungsgemäße Durchführung von Geschäftsprozessen, insbesondere im Bereich der Buchführung und Belegablage, nachvollziehbar und überprüfbar zu gestalten. Sie bietet nicht nur eine klare und strukturierte Anleitung für die Durchführung von Aufgaben, sondern sorgt auch dafür, dass alle Prozesse den gesetzlichen Anforderungen, wie denen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), entsprechen. Heumann + Partner hilft Ihnen, eine digitale und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen, die Ihre Unternehmensprozesse effizient und rechtskonform abbildet.

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Effizient und sicher dokumentieren

Die GoBD dient dazu, die Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens klar und transparent zu dokumentieren und für externe Prüfungen, insbesondere durch steuerliche Betriebsprüfer, nachvollziehbar zu machen. Eine vollständige und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation umfasst unter anderem:

• Belegablage und Dokumentation: Eine ordnungsgemäße Belegablage ist ein zentraler Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Wir helfen Ihnen, eine digitale Lösung zu implementieren, die es Ihnen ermöglicht, Belege gemäß den GoBD-Vorgaben sicher und effizient zu archivieren. 
• Ersetzendes Scannen: Wenn Sie papierhafte Belege digitalisieren, müssen diese durch eine Verfahrensdokumentation abgesichert werden. Wir sorgen dafür, dass das Ersetzen von Papierbelegen durch digitale Scans in Übereinstimmung mit den GoBD erfolgt, damit Ihre digitalen Belege bei einer Betriebsprüfung rechtssicher anerkannt werden und für Sie die physische Aufbewahrungspflicht entfällt.
• Kassenführung: Die Kassenführung unterliegt ebenfalls den Anforderungen der GoBD. Wir beraten Sie, wie Sie Ihre Kassenprozesse ordnungsgemäß dokumentieren und nach den GoBD-Richtlinien führen können und entwickeln gemeinsam mit Ihnen einen konformen Prozess.

Wichtige Bestandteile der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus den folgenden Teilen:

• Allgemeine Beschreibung: Wir erstellen mit Ihnen eine allgemeine Übersicht zu Ihrem Unternehmen, den steuerrelevanten Prozessen und der Organisation dieser Prozesse. Dies umfasst auch die Definition des Geltungsbereichs der Dokumentation.
• Anwenderdokumentation: Wir dokumentieren detailliert die Prozesse, die von den Anwendern durchgeführt werden, und erstellen klare Anweisungen zur Datenerfassung, Datenspeicherung und Aufbewahrung. Hierbei berücksichtigen wir auch Schulungsunterlagen und Benutzerhandbücher.
• Technische Systemdokumentation: Wir dokumentieren die eingesetzten Hard- und Softwarelösungen, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, einschließlich Cloudlösungen und Angaben zur Datensicherheit und -sicherung. Dabei wird auch die Zugriffsweise für Betriebsprüfer auf Ihre Daten beschrieben, um den Prüfungsprozess zu erleichtern.
• Betriebsdokumentation: Wir erstellen eine umfassende Dokumentation zu Ihrer IT-Sicherheit, zum Betrieb der IT-Systeme und zu Notfallplänen, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch in außergewöhnlichen Situationen handlungsfähig bleibt.
• Internes Kontrollsystem (IKS): Wir dokumentieren die organisatorischen Regeln und Kontrollen, die Ihre Prozessqualität sichern, sowie die Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter, die in diese Prozesse involviert sind.